Un gestionnaire ou un chef d’entreprise doit disposer de toutes ses capacités de contrôle et de gestion de son travail au quotidien. Toutefois, tôt ou tard, le jour viendra où ces flux incessants de travail seront hors de contrôle. Le chef d’entreprise sera englouti dans d’innombrables responsabilités, que ce soit professionnelles ou personnelles. C’est là qu’entrera en jeu l’assistant personnel qui deviendra une aide majeure et indispensable dans l’exercice de ses fonctions et la gestion de sa vie familiale. En un mot, faire appel au service d’un assistant offre des avantages considérables !
Selon lui, l’être humain n’est pas conçu pour analyser une grande quantité de données, une tâche qu’il vaut mieux laisser aux machines. Mieux vaut se concentrer sur la plus grande force de l’être humain: la prise de décision. «C’est l’humain qui est vraiment capable de décider quel geste poser, quelle intervention faire», poursuit Louis-Raphaël Tremblay.
Voilà, vous savez maintenant les différents avantages qu’un assistant virtuel procure aux entreprises. Alors, la question qui vous trottent certainement l’esprit c’est comment choisir son assistant virtuel ? La plupart des dirigeants d’entreprises qui envisagent d’externaliser une partie de leur tâche administrative posent cette question. Comme vous allez confier certaines informations confidentielles de votre entreprise à un inconnu, il est recommandé de bien faire attention dans le choix de l’établissement que vous allez contacter.
La qualité du travail des assistants virtuels n’est pas la même. Tout comme vous le feriez avec un autre employé éventuel, il vous faudra évaluer les compétences des candidats qui soumettront leur candidature à votre offre d’emploi. C’est pourquoi vous devez avant tout clarifier vos besoins et les conditions du poste dans la description de votre offre pour attirer les bons candidats.

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A part cela, vous pourrez également lui déléguer toutes les tâches secondaires afin de pouvoir vous focaliser sur votre cœur de métier. Réaliser des recherches sur internet, gérer vos dossiers de travail, créer des bases de données sur vos informations clients, préparer des présentations ou encore rédiger des comptes rendus de réunion sont des exemples non exhaustifs de toutes les tâches qu’il peut réaliser à votre place.
Un assistant virtuel pas cher n’a rien de bien différent d’un assistant en interne, sauf que ce dernier se trouve à distance. À travers cette prestation, les sociétés offshores vous proposent de gérer votre agenda et vos appels en externe. Il revêt les mêmes rôles qu’une secrétaire normale. L’assistant virtuel vous fera un rapport quotidien sur les tâches qui vous incombent ce jour. Il gère vos rendez-vous, les prend et les annule si besoin est. Il vous accompagne dans chaque étape de votre journée. Il vous sera alloué personnellement, quid à devoir passer quelques coups de fil en votre nom.

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La plupart des chefs de petites entreprises aiment mieux créer que faire des recherches. Mais personne ne peut faire abstraction des derniers développements et des plus récentes tendances dans son secteur d’activité. Votre assistant virtuel peut vous aider à économiser temps et énergie en assurant le suivi des sources d’information, des sites Web et des webinaires et en vous fournissant un résumé des faits saillants les plus pertinents. Vous pouvez également lui demander de faire des recherches sur de nouveaux produits ou services ou encore sur des clients potentiels. Tout comme pour les médias sociaux, certains assistants virtuels sont spécialisés dans certains secteurs d’activité. Vous pourrez donc choisir un pro des études de marché ou d’un domaine que vous maîtrisez moins.
Cette réalité est déjà à nos portes, comme en témoigne la technologie Julie Desk, conçue par une firme française. L’avantage d’un assistant virtuel? Il est disponible en tout temps, ne nécessite aucun espace physique et se rentabilise rapidement. L’abonnement à Julie Desk coûte 3000$ par année, soit bien moins qu’un assistant, même à temps partiel.
Pour la plupart des propriétaires de petites entreprises, il n’y a souvent pas assez d’heures dans une journée pour accomplir toutes les tâches qui ponctuent leur horaire chargé. Dans l’un de nos derniers blogues, nous vous avons présenté quelques astuces pour améliorer votre productivité. Mais si vous souhaitez réellement accroître votre efficacité et vous concentrer sur les aspects les plus importants de votre entreprise, vous auriez peut-être avantage à embaucher un assistant virtuel.
Faire appel à un assistant virtuel à distance apporte nettement plus d’avantages que d’embaucher un assistant classique. D’une part, vous pourrez bénéficier d’un gain de temps incomparable ; en un simple clic ou un appel, vous pourrez lui confier toute mission ponctuelle. D’autre part, vous pourrez constater un gain en productivité. En effet, grâce à un assistant qui se charge de certaines tâches lourdes ou répétitives, vous pourrez vous focaliser sur l’essentiel de votre business.
Afin de gagner en temps, faire appel à un assistant virtuel pour la réalisation des différentes tâches en rapport avec les classements et l’analyse des documents est des plus conseillés. Pour les entreprises qui envisagent de ne se focaliser que sur leurs missions principales, l’aide de cet outil est des plus appréciées. Il n’est pas rare que certaines entreprises optent pour l’externalisation des tâches comme l’accueil clientèle et autres dans le but d’augmenter leur capital. Parmi les solutions les plus adoptées, il faut noter certainement les supports techniques tels qu’une hotline et bien d’autres outils à installer à travers les ordinateurs au sein même de l’entreprise.

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Ces outils permettent aussi de faire monter les performances de vente d’une PME. Ce logiciel s’occupe de plusieurs domaines en même temps : gestion de contacts, gestion des tâches, suivi des affaires, devis, facturations, campagnes e-mailing, partage de documents, géolocalisation, rapports d’activités… De quoi nous laisser du temps pour se consacrer à ce qui importe vraiment : la relation client.
Évidemment, faire appel à un assistant virtuel est une décision délicate à prendre. Des informations confidentielles seront en effet remises entre les mains d’un parfait inconnu. C’est la raison pour laquelle il est important de bien choisir son employé virtuel. Celui-ci doit être honnête, sûr, compétent et surtout sérieux. Faire appel à un prestataire reconnu situé au Maroc est une excellente solution pour s’assurer des services fiables et haut de gamme. Ces agents répondent en effet à des critères stricts avant d’intégrer l’équipe de l’entreprise. Ils sont francophones, diplômés et réactifs. Toutes les missions qui leur sont confiées sont réalisées dans les délais déterminés avec une qualité de travail optimale. Les consignes sont suivies à la lettre pour toujours garantir la satisfaction de la clientèle. Enfin, les clauses de confidentialités sont constamment respectées et les informations ne risquent pas d’être dévoilées à des tiers.
Les principales limites d’un système d’assistant virtuel se situent autour de contraintes principalement techniques. Il y a plusieurs solutions clé en main en ligne qui peuvent vous permettre de vous lancer dans l’aventure sans avoir à rentrer dans des détails trop techniques ou d’opter pour des solutions trop lourdes ou trop coûteuses pour votre entreprise. Cependant, il faut comprendre que plus le bot que vous proposerez à vos utilisateurs sera « intelligent » et donc adapté aux services que vous proposez et à votre secteur d’activité, plus il sera pertinent et efficace pour vos ventes.
Pour ce qui est de la gestion du service client, de la gestion des profils sociaux et des autres tâches qui demandent que l’assistant virtuel communique directement avec les clients, les partenaires ou les vendeurs, il vous faudra passer en revue les anciennes interactions et créer des scripts ou des « modèles de réponses » pour chaque scénario fréquent — p.ex un client qui demande une mise à jour concernant sa commande ou qui souhaite se faire rembourser.
« Notre vision est de rendre l’Assistant virtuel iA capable de procurer à chaque participant de régimes collectifs de l’information personnalisée et adaptée à son profil, explique Martin Bélanger, vice-président principal, Solutions d’assurance et d’épargne collectives et marchés spéciaux à iA Groupe financier. L’Assistant virtuel pourra guider le participant dans l’évaluation des options qui s’offrent à lui aux différentes étapes de sa vie. Il pourrait même l’aider à modifier certaines habitudes de vie qui pourraient lui être défavorables en l’encourageant à prendre action maintenant. »

Nous recherchons quelqu’un doté d’une grande expérience dans le domaine du service client pour nous assister dans la gestion des tickets sur Zendesk et des messages sur Facebook. Nous vous fournirons des réponses aux questions les plus courantes que nous recevons. De temps à autre, le candidat devra se connecter à notre boutique Shopify pour passer en revue les commandes, mettre à jour certaines commandes, ou émettre des remboursements.
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Les avantages d’utiliser un assistant commercial virtuel pour PME sont nombreux. Ces outils permettent de décupler les performances commerciales de son entreprise. Un assistant comme Sicaia accompagnera par exemple les particuliers et les professionnels dans l’ensemble des processus de vente en calculant les probabilités des gains obtenus et en fournissant des conseils pratiques à ces derniers.
Avoir un assistant permet de pouvoir compter professionnellement sur une épaule forte pour parvenir à mieux gérer sa position à haute responsabilité et éviter les pressions et l’entassement du travail perpétuel.  Avoir un assistant est aussi un moyen de disposer de plus de temps pour se concentrer sur les tâches les plus importantes. Il sera d’une aide précieuse pour gérer et effectuer les tâches les plus simples. Tout cela constitue une stratégie efficiente afin d’augmenter la productivité de l’entreprise.
Les assistants virtuels font couler beaucoup d’encre actuellement dans le monde du marketing en ligne. Mais cette technologie est-elle adaptée à votre entreprise et à votre activité ? Comment savoir si le retour sur investissement sera vraiment à la hauteur de vos ambitions ? Ce n’est pas un hasard si de plus en plus d’entreprises de tout horizon font confiance à cette technologie d’assistant virtuel. Mettre en place ce type de logiciel peut avoir beaucoup d’avantages pour une compagnie présente sur le web :

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Lorsque vous aurez rempli vos renseignements personnels et envoyé vos feuillets, relevés et reçus à H&R Block, un expert en impôt avec de l’expérience en préparation et en production de déclarations de revenus comme les vôtres vous sera affecté! Il révisera vos renseignements et s’assurera que vous tirez le maximum de vos déclarations de revenus. Il vous enverra une première version de vos déclarations à réviser avant de les transmettre au gouvernement. Lorsque vous serez prêt, il ira même jusqu’à soumettre vos déclarations de revenus en votre nom.

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