Pour la plupart des propriétaires de petites entreprises, il n’y a souvent pas assez d’heures dans une journée pour accomplir toutes les tâches qui ponctuent leur horaire chargé. Dans l’un de nos derniers blogues, nous vous avons présenté quelques astuces pour améliorer votre productivité. Mais si vous souhaitez réellement accroître votre efficacité et vous concentrer sur les aspects les plus importants de votre entreprise, vous auriez peut-être avantage à embaucher un assistant virtuel.


Si vous avez l’impression que vous ne viendrez jamais à bout des piles de dossiers qui s’accumulent sur votre bureau ou de la marée de courriels qui inondent votre boîte de réception et que vous n’avez jamais de temps à consacrer au développement des affaires, l’embauche d’un assistant virtuel pourrait s’avérer profitable. Une période d’adaptation est parfois nécessaire pour établir une relation de confiance et lui déléguer sans crainte certaines de vos tâches et de vos responsabilités. Mais, une fois cette étape franchie, la présence d’un assistant efficace et compétent qui effectue le travail à votre place vous évitera bien des soucis et vous permettra de gagner du temps.
Pour ce qui est de la gestion du service client, de la gestion des profils sociaux et des autres tâches qui demandent que l’assistant virtuel communique directement avec les clients, les partenaires ou les vendeurs, il vous faudra passer en revue les anciennes interactions et créer des scripts ou des « modèles de réponses » pour chaque scénario fréquent — p.ex un client qui demande une mise à jour concernant sa commande ou qui souhaite se faire rembourser.
L’offshoring est idéal pour que chaque salarié de l’entreprise se focalise sur ses missions principales. Il ne perd plus de temps à effectuer des classements ou à faire des saisies. L’externalisation de la gestion de la relation client est également une tâche que l’on peut confier à un opérateur à distance. Il peut par exemple assurer un support technique aux usagers à travers une hotline. Il est aussi possible de lui demander la prise en charge des dossiers pour qu’il réponde aux questions des clients, qu’il les aide ou les conseille.
Les coûts des services d’assistanat virtuel varient, et en général, les assistants virtuels qui résident en Europe ou en Amérique du Nord facturent des prix plus élevés. Plusieurs assistants facturent leurs services sur la base d’un tarif horaire, d’autres facturent par tâche ou projet, et il y en a également certains qui acceptent de négocier un prix forfaitaire pour un nombre déterminé d’heures.
Un autre avantage évident est celui du gain de temps que représente cette automatisation de service. Et le gain de temps est en général double. Tout d’abord il permet d’orienter le client vers des solutions simples à son problème, et ce de manière automatique. Par exemple en les redirigeant vers la FAQ ou vers le téléchargement d’une fiche technique, déchargeant ainsi vos équipes des demandes les plus communes et les plus simples. Par ailleurs, l’assistant virtuel va pouvoir également réunir un nombre d’informations importantes avant la prise en charge par votre personnel qualifié, ce qui permet à vos équipes d’économiser du temps dans leur recherche et de répondre plus efficacement aux demandes faites par les clients.
Mais un Chatbot n’a pas uniquement la fonction de soutenir les ventes d’un site, les informations laissées par les prospects ont également toute leur importance. On ne le dira jamais assez mais connaître ses cibles dans toutes leurs spécificités est primordial pour pouvoir adapter sa stratégie marketing aux particularités de son marché propre. Or, un Chatbot va pouvoir intégrer à la conversation avec l’internaute, des questions pertinentes et de manière moins intrusive que si vous sollicitiez vos prospects à répondre à une étude ou à un formulaire, par exemple. Les réponses aux questions sont par conséquent plus spontanées et les retours d’informations plus fréquents. Les assistants virtuels permettent donc de transmettre un feedback pertinent aux équipes marketing et des informations précieuses pour adapter sa communication future encore mieux aux besoins de sa cible.
Si vous avez l’impression que vous ne viendrez jamais à bout des piles de dossiers qui s’accumulent sur votre bureau ou de la marée de courriels qui inondent votre boîte de réception et que vous n’avez jamais de temps à consacrer au développement des affaires, l’embauche d’un assistant virtuel pourrait s’avérer profitable. Une période d’adaptation est parfois nécessaire pour établir une relation de confiance et lui déléguer sans crainte certaines de vos tâches et de vos responsabilités. Mais, une fois cette étape franchie, la présence d’un assistant efficace et compétent qui effectue le travail à votre place vous évitera bien des soucis et vous permettra de gagner du temps.

For example, John Paul’s advanced technological tools mine data – with the customer’s consent – using natural language and voice technology during phone conversations, emails, and text messages between Concierge and client (or bot and client) to predict what customers will like based on requests completed by similar profiles. This helps proactively assist brand new customers in a way that simulates a long history of dedicated 1 to 1 service.


Si vous avez l’impression que vous ne viendrez jamais à bout des piles de dossiers qui s’accumulent sur votre bureau ou de la marée de courriels qui inondent votre boîte de réception et que vous n’avez jamais de temps à consacrer au développement des affaires, l’embauche d’un assistant virtuel pourrait s’avérer profitable. Une période d’adaptation est parfois nécessaire pour établir une relation de confiance et lui déléguer sans crainte certaines de vos tâches et de vos responsabilités. Mais, une fois cette étape franchie, la présence d’un assistant efficace et compétent qui effectue le travail à votre place vous évitera bien des soucis et vous permettra de gagner du temps.

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Mis à part cela, il existe d’autres avantages spécifiques aux assistants en ligne. En premier lieu, vous pourrez mieux contrôler vos dépenses puisqu’il ne vous faudra couvrir que la rémunération de votre assistant si auparavant il fallait également y ajouter les divers frais associés au matériel. En second lieu, avec un assistant personnel, vous pourrez bénéficier d’une disponibilité quasi-permanente alors qu’un assistant traditionnel n’est disponible qu’à horaires fixes.
« Notre vision est de rendre l’Assistant virtuel iA capable de procurer à chaque participant de régimes collectifs de l’information personnalisée et adaptée à son profil, explique Martin Bélanger, vice-président principal, Solutions d’assurance et d’épargne collectives et marchés spéciaux à iA Groupe financier. L’Assistant virtuel pourra guider le participant dans l’évaluation des options qui s’offrent à lui aux différentes étapes de sa vie. Il pourrait même l’aider à modifier certaines habitudes de vie qui pourraient lui être défavorables en l’encourageant à prendre action maintenant. »
Ces outils permettent aussi de faire monter les performances de vente d’une PME. Ce logiciel s’occupe de plusieurs domaines en même temps : gestion de contacts, gestion des tâches, suivi des affaires, devis, facturations, campagnes e-mailing, partage de documents, géolocalisation, rapports d’activités… De quoi nous laisser du temps pour se consacrer à ce qui importe vraiment : la relation client.
Pendant que vous vous concentrez sur des tâches importantes, votre assistant virtuel peut gérer votre agenda. À l’aide d’un outil en ligne auquel vous avez tous deux accès, il peut prendre et confirmer des rendez-vous, planifier des réunions et répondre à des demandes d’entrevues ou de rencontres.  Il peut également vous envoyer des rappels des prochaines échéances afin d’éviter qu’un projet ne tombe entre deux chaises. Au départ, il n’est pas facile de remettre son emploi du temps entre les mains d’un assistant, qui aura sans doute besoin de quelques directives pour traiter certaines demandes. Mais, avec le temps, vous trouverez extrêmement libérateur de ne plus avoir à répondre aux appels et aux courriels liés à la gestion de votre horaire. Adieu monotonie !

chatterpal oto

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