Pour ce qui est de la gestion du service client, de la gestion des profils sociaux et des autres tâches qui demandent que l’assistant virtuel communique directement avec les clients, les partenaires ou les vendeurs, il vous faudra passer en revue les anciennes interactions et créer des scripts ou des « modèles de réponses » pour chaque scénario fréquent — p.ex un client qui demande une mise à jour concernant sa commande ou qui souhaite se faire rembourser.
L’utilisation d’une plateforme secrétariat médical présente un certain nombre d’avantages financiers et le bonus le plus immédiat se présente sous la forme d’une facture salariale réduite chaque mois : le Saint-Graal de la gestion financière pour toute organisation. Cependant, les scribes virtuels ne génèrent pratiquement pas de frais généraux par rapport aux scribes en personne qui ont besoin d’espace, d’équipement et de commodités. Cela peut donc faire une différence réelle pour les comptes chaque mois.

Évidemment, toutes les informations que vous allez recueillir lors d’une conversation ne peuvent être reportées dans le gestionnaire, où doit figurer seulement l’essentiel. Pour le reste, vous utiliserez simplement un cahier dont vous numéroterez les pages. Il suffira ensuite d’attribuer un numéro de page à chaque client dans votre assistant virtuel.

Avoir un assistant permet de pouvoir compter professionnellement sur une épaule forte pour parvenir à mieux gérer sa position à haute responsabilité et éviter les pressions et l’entassement du travail perpétuel.  Avoir un assistant est aussi un moyen de disposer de plus de temps pour se concentrer sur les tâches les plus importantes. Il sera d’une aide précieuse pour gérer et effectuer les tâches les plus simples. Tout cela constitue une stratégie efficiente afin d’augmenter la productivité de l’entreprise.


L’idée d’avoir un assistant plaît à de nombreux chefs de petites entreprises, mais elle est souvent abandonnée, car ils n’ont pas l’espace, l’argent ou une charge de travail suffisante pour embaucher quelqu’un. Ces contraintes ne limitent en rien le recours à un assistant virtuel. Il travaille aussi longtemps – ou aussi peu – que vous le souhaitez, sur les dossiers que vous lui assignez et à un tarif très abordable, sans que vous ayez à lui payer des avantages sociaux ou à contribuer à son fonds de retraite. Mieux encore, il travaille à distance, ce qui signifie que vous n’avez pas à lui fournir un bureau, un ordinateur et un téléphone.
Si vous recevez plus de courriels que vous ne pouvez en lire et que votre boîte déborde, mettez votre assistant virtuel au défi de trier cette montagne de messages. Il peut retirer les pourriels et autres courriels indésirables, repérer les messages importants et les soumettre à votre attention, envoyer des réponses standard aux demandes les plus courantes et transmettre des mises à jour à vos clients. Comme pour la gestion de l’agenda, votre assistant aura besoin de directives, que ce soit pour déterminer le degré d’importance d’un message ou pour utiliser le ton adéquat dans les communications. Votre assistant virtuel peut aussi gérer, mettre à jour et créer un carnet d’adresses ou des listes d’envoi pour les membres de votre réseau ou vos clients.
Mais un Chatbot n’a pas uniquement la fonction de soutenir les ventes d’un site, les informations laissées par les prospects ont également toute leur importance. On ne le dira jamais assez mais connaître ses cibles dans toutes leurs spécificités est primordial pour pouvoir adapter sa stratégie marketing aux particularités de son marché propre. Or, un Chatbot va pouvoir intégrer à la conversation avec l’internaute, des questions pertinentes et de manière moins intrusive que si vous sollicitiez vos prospects à répondre à une étude ou à un formulaire, par exemple. Les réponses aux questions sont par conséquent plus spontanées et les retours d’informations plus fréquents. Les assistants virtuels permettent donc de transmettre un feedback pertinent aux équipes marketing et des informations précieuses pour adapter sa communication future encore mieux aux besoins de sa cible.
Vous l’aurez compris : les avantages à mettre en place un logiciel d’assistant virtuel peuvent donc être très nombreux pour votre activité, que cela soit d’un point de vue opérationnel, marketing ou stratégique. Mais du point de vue strictement utilisateur, les bénéfices peuvent aussi être très importants, et ces assistants peuvent améliorer grandement l’expérience générale des visiteurs sur votre site mais aussi la façon dont ceux-ci perçoivent votre marque et vos services.
Un assistant personnel est un atout pour réussir à manager efficacement son business ainsi que sa vie privée. Il a pour principale fonction d’organiser les rendez-vous et les différents déplacements professionnels, de rédiger, de préparer des dossiers et des rapports, de rechercher des informations et de collecter des données pour aider dans une prise de décision.

Pour la plupart des entrepreneurs de petites entreprises, il n’y a souvent pas assez d’heures dans une journée pour accomplir toutes les tâches journalières. Si vous souhaitez réellement accroître votre efficacité et vous concentrer sur les aspects les plus importants de votre entreprise, un assistant virtuel peut se révéler être un véritable atout pour votre entreprise.

Nous recherchons quelqu’un doté d’une grande expérience dans le domaine du service client pour nous assister dans la gestion des tickets sur Zendesk et des messages sur Facebook. Nous vous fournirons des réponses aux questions les plus courantes que nous recevons. De temps à autre, le candidat devra se connecter à notre boutique Shopify pour passer en revue les commandes, mettre à jour certaines commandes, ou émettre des remboursements.
Si vous avez l’impression que vous ne viendrez jamais à bout des piles de dossiers qui s’accumulent sur votre bureau ou de la marée de courriels qui inondent votre boîte de réception et que vous n’avez jamais de temps à consacrer au développement des affaires, l’embauche d’un assistant virtuel pourrait s’avérer profitable. Une période d’adaptation est parfois nécessaire pour établir une relation de confiance et lui déléguer sans crainte certaines de vos tâches et de vos responsabilités. Mais, une fois cette étape franchie, la présence d’un assistant efficace et compétent qui effectue le travail à votre place vous évitera bien des soucis et vous permettra de gagner du temps.

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Toutefois, les assistants virtuels font bien plus que de la simple prise de rendez-vous. La firme québécoise Ellipse Synergie, de Chicoutimi, a conçu la technologie ISA_, un assistant virtuel polyvalent. Son système d’aide psychologique a déjà été adopté par l’Association des policières et policiers provinciaux du Québec et sera utilisé dès janvier dans tout le système scolaire québécois. Un jeune est victime d’intimidation? Il pourra en parler à l’assistant virtuel, une démarche plus facile que le fait de s’ouvrir à un intervenant scolaire, estime le cofondateur d’Ellipse Synergie, Louis-Raphaël Tremblay.

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Nous avons fait de notre mieux pour que votre rôle dans notre service virtuel de préparation des déclarations de revenus soit le plus simple possible. Vous n’avez qu’à envoyer à H&R Block vos renseignements personnels et fiscaux (comprenant vos feuillets, relevés et reçus) et votre expert en impôt dévoué s’occupera du reste! Vous pouvez téléverser tous vos feuillets, relevés et reçus ainsi que toute autre information dont votre expert en impôt aurait besoin afin de remplir vos déclarations de revenus, le tout en une seule étape à partir de votre ordinateur ou de votre appareil mobile.
La qualité du travail des assistants virtuels n’est pas la même. Tout comme vous le feriez avec un autre employé éventuel, il vous faudra évaluer les compétences des candidats qui soumettront leur candidature à votre offre d’emploi. C’est pourquoi vous devez avant tout clarifier vos besoins et les conditions du poste dans la description de votre offre pour attirer les bons candidats.
Dans un blogue précédent, nous vous avons indiqué comment tirer le maximum de vos efforts de réseautage et garder le contact avec les personnes que vous avez rencontrées. Demandez à votre assistant virtuel de gérer la liste de vos contacts et de la mettre à jour chaque fois que vous assistez à un congrès ou à un salon professionnel. Il est également en mesure d’envoyer des cartes ou des messages aux membres de votre réseau pour souhaiter de joyeuses fêtes, souligner l’anniversaire de votre entreprise, promouvoir un nouveau produit ou tout simplement remercier vos clients.

H&R Block prend votre vie privée et votre sécurité au sérieux. Nous avons été fondés sur des principes de confiance et d’intégrité et nous sommes déterminés à assurer la vie privée de nos clients. Nous sommes en mesure de le faire grâce à un éventail de procédures d’entreprise et de mesures de sécurité qui assurent que vos renseignements personnels restent confidentiels, en sécurité et qu’ils sont seulement utilisés conformément à la politique sur la confidentialité (https://www.hrblock.ca/fr/juridique/modalite-conditions/politique-sur-la-confidentialite/) ou avec votre consentement. Tous les documents que vous téléversez sont stockés sur un serveur sécurisé hébergé sur Box. Vous pouvez en apprendre davantage à propos de la politique de sécurité de Box au https://www.box.com/fr-fr/security.

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