Dans un monde où parler à son Smartphone est devenue monnaie courante, les assistants virtuels sur les sites web ou « Chatbots » sont de plus en plus nombreux et ne cessent d’évoluer. Et c’est donc tout naturellement que les entreprises du web s’efforcent de rejoindre cette tendance en appliquant ces mêmes principes et ces techniques à leur stratégie marketing. Pour beaucoup, les Chatbots représentent véritablement l’avenir du service sur Internet, d’autant plus avec la progression des technologies liées à l’intelligence artificielle et à la reconnaissance vocale. Alors, comment ce type de technologie peut-elle épauler votre entreprise dans sa vie quotidienne ? Quels sont les avantages réels et surtout, quelles limites peut-on rencontrer lors de l’implémentation d’une telle solution ?

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L’utilisation d’une plateforme secrétariat médical présente un certain nombre d’avantages financiers et le bonus le plus immédiat se présente sous la forme d’une facture salariale réduite chaque mois : le Saint-Graal de la gestion financière pour toute organisation. Cependant, les scribes virtuels ne génèrent pratiquement pas de frais généraux par rapport aux scribes en personne qui ont besoin d’espace, d’équipement et de commodités. Cela peut donc faire une différence réelle pour les comptes chaque mois.
Toutes ces économies s’accumulent rapidement et les médecins ont ainsi la possibilité d’investir davantage de leurs bénéfices dans l’amélioration de leur pratique. Et, étant donné que cet investissement apporte des avantages supplémentaires à une pratique, il n’est pas surprenant que de plus en plus de médecins se tournent vers des scribes virtuels pour tirer parti de ces améliorations.
Allez-y graduellement. Après avoir choisi la personne avec qui vous voulez travailler, il est souvent bon de faire une entrevue – beaucoup le font par Internet, avec des services d’appels audio et vidéo en ligne tel que Skype. Vous pourriez commencer par un projet d’essai pour voir comment le pigiste se débrouille avant de lui confier des mandats plus importants.
Afin de gagner en temps, faire appel à un assistant virtuel pour la réalisation des différentes tâches en rapport avec les classements et l’analyse des documents est des plus conseillés. Pour les entreprises qui envisagent de ne se focaliser que sur leurs missions principales, l’aide de cet outil est des plus appréciées. Il n’est pas rare que certaines entreprises optent pour l’externalisation des tâches comme l’accueil clientèle et autres dans le but d’augmenter leur capital. Parmi les solutions les plus adoptées, il faut noter certainement les supports techniques tels qu’une hotline et bien d’autres outils à installer à travers les ordinateurs au sein même de l’entreprise.

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Pour la plupart des propriétaires de petites entreprises, il n’y a souvent pas assez d’heures dans une journée pour accomplir toutes les tâches qui ponctuent leur horaire chargé. Dans l’un de nos derniers blogues, nous vous avons présenté quelques astuces pour améliorer votre productivité. Mais si vous souhaitez réellement accroître votre efficacité et vous concentrer sur les aspects les plus importants de votre entreprise, vous auriez peut-être avantage à embaucher un assistant virtuel.
Pour un entrepreneur, jongler entre sa vie personnelle et sa profession est une opération des plus difficiles. De la concentration, de l’attention et de l’énergie sont nécessaires dans l’exécution des tâches et des responsabilités se rattachant à ce poste. Comment bien établir son planning et organiser ses rendez-vous d’affaires, gérer son agenda et son carnet d’adresses ? Prendre un assistant personnel à son service est l’option stratégique qui apportera une solution à ces préoccupations !
L’assistant virtuel a été le résultat d’une longue recherche qui avait commencé depuis plus de 100 ans avec le concept de machine intelligente. L’assistant virtuel est une partie de la machine intelligente ou artificielle intelligente qui a marqué 00. L’assistant virtuel est semblable à un assistant humain mais plus intelligent, réactif et a beaucoup plus d’informations. L’assistant virtuel précédent a été développé par Apple et Amazon avec le HomePod de Siri et Alexa. D’autres pays comme la Chine et le Japon ont développé leur propre assistant virtuel. Beaucoup de maison, de bâtiment et d’entreprise ont un assistant virtuel pour armer leurs domaines. Il existe de nombreuses formes d’assistant virtuel, comme dans une application mobile, un périphérique intelligent, un robot et un ordinateur. Mais comme toutes choses, cela peut présenter un bon côté et un mauvais côté.
L’avènement des scribes médicaux a permis aux médecins de se concentrer désormais sur le dialogue avec leurs patients. Avec un scribe en place, un médecin n’a plus à se déplacer constamment vers un écran d’ordinateur et un clavier. Au lieu de cela, le médecin peut se concentrer sur les aspects importants des soins aux patients : écouter et conseiller. Cette approche rassure le patient sur le fait que le médecin y prête attention et qu’elle conduit à une plus grande satisfaction du patient, un produit essentiel que tous les médecins cherchent à maximiser.
Tenir une boutique en ligne est une activité très prenante qui demande la réalisation de tâches récurrentes et chronophages comme la saisie des fiches produits, la mise à jour du catalogue, le traitement des mails, etc. Une assistante personnelle peut les effectuer à votre place et vous permettre de consacrer votre temps à votre activité principale. Il peut également prendre en charge tout le support client (téléphone, mail et courrier). Enfin, s’il possède des connaissances en SEO, il peut aussi travailler le référencement et l’optimisation du site. Là encore, toutes ces missions peuvent être réalisées à distance.

Un assistant personnel virtuel (APV) effectue des tâches comme la comptabilité, la planification d'événements et la commercialisation. Bien qu'il puisse sembler étrange d'embaucher quelqu'un que vous ne rencontrerez jamais, de nombreux assistants virtuels sont des professionnels qualifiés. Lisez ce qui suit pour voir si un APV pourrait être un bon choix pour vous.
Mis à part cela, il existe d’autres avantages spécifiques aux assistants en ligne. En premier lieu, vous pourrez mieux contrôler vos dépenses puisqu’il ne vous faudra couvrir que la rémunération de votre assistant si auparavant il fallait également y ajouter les divers frais associés au matériel. En second lieu, avec un assistant personnel, vous pourrez bénéficier d’une disponibilité quasi-permanente alors qu’un assistant traditionnel n’est disponible qu’à horaires fixes.
En général, l’assistant virtuel doit apprendre à maîtriser un processus bien modélisé au lieu de se charger de projets majeurs. Même si les entrepreneurs n’ont pas l’habitude d’abandonner le contrôle sur leur activité, ils peuvent apprendre à déléguer, à superviser et à embaucher de nouvelles ressources à petite échelle en commençant à collaborer avec des assistants virtuels.
Un assistant virtuel est le collaborateur d’une entreprise qui fournit ses services à distance. Il peut être rattaché à n’importe quel département et plusieurs missions peuvent lui être confiées. Il est courant que l’employeur lui demande d’effectuer des opérations chronophages telles que les saisies ou les mises à jour de ses bases de données. L’assistant virtuel peut également assurer les tâches administratives ou de secrétariat comme la gestion des emails, l’organisation des agendas, le classement électronique des documents.

Si vous avez l’impression que vous ne viendrez jamais à bout des piles de dossiers qui s’accumulent sur votre bureau ou de la marée de courriels qui inondent votre boîte de réception et que vous n’avez jamais de temps à consacrer au développement des affaires, l’embauche d’un assistant virtuel pourrait s’avérer profitable. Une période d’adaptation est parfois nécessaire pour établir une relation de confiance et lui déléguer sans crainte certaines de vos tâches et de vos responsabilités. Mais, une fois cette étape franchie, la présence d’un assistant efficace et compétent qui effectue le travail à votre place vous évitera bien des soucis et vous permettra de gagner du temps.

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La difficulté première réside donc dans l’apprentissage du langage pour le Chatbot ou ce que l’on appelle le NLP (Natural Language Processing) grâce auquel on pourra programmer un interpréteur sémantique, permettant au bot de reconnaître les requêtes et d’y répondre en conséquence, voire d’apprendre de nouvelles requêtes au fur et à mesure des demandes. Mais plus les demandes des visiteurs seront originales ou spécifiques, plus il sera difficile pour l’assistant virtuel d’y répondre correctement si celles-ci n’ont pas été anticipées au préalable. Bien sûr, avec la progression des technologies d’intelligence artificielle, on peut envisager une progression du système avec le temps. Mais la technologie autour du NLP et des assistants virtuels est encore loin d’être mature sur le marché. Le risque ? Des bugs, des incohérences, voire même une certaine confusion des utilisateurs les moins avertis.

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