Recruter un assistant virtuel présente plusieurs côtés positifs. Cela permet à un dirigeant de PME de maitriser son budget salarial. En effet, il est plus économique d’avoir recours à un assistant virtuel situé à l’étranger plutôt qu’à un employé à temps plein pour une qualité de travail égale. Ses contraintes organisationnelles sont de même réduites. Il n’est pas nécessaire de prévoir un poste de travail tandis que les jours et les horaires de son collaborateur sont facilement modulables. Ses prestations sont même personnalisables, et il lui est possible de lui demander de travailler le soir.

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Lorsque vous aurez rempli vos renseignements personnels et envoyé vos feuillets, relevés et reçus à H&R Block, un expert en impôt avec de l’expérience en préparation et en production de déclarations de revenus comme les vôtres vous sera affecté! Il révisera vos renseignements et s’assurera que vous tirez le maximum de vos déclarations de revenus. Il vous enverra une première version de vos déclarations à réviser avant de les transmettre au gouvernement. Lorsque vous serez prêt, il ira même jusqu’à soumettre vos déclarations de revenus en votre nom.

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Les principales limites d’un système d’assistant virtuel se situent autour de contraintes principalement techniques. Il y a plusieurs solutions clé en main en ligne qui peuvent vous permettre de vous lancer dans l’aventure sans avoir à rentrer dans des détails trop techniques ou d’opter pour des solutions trop lourdes ou trop coûteuses pour votre entreprise. Cependant, il faut comprendre que plus le bot que vous proposerez à vos utilisateurs sera « intelligent » et donc adapté aux services que vous proposez et à votre secteur d’activité, plus il sera pertinent et efficace pour vos ventes.


Externaliser ses services en recrutant un assistant virtuel permet à une PME de tirer un réel profit financier. En effet, recourir au service d’un assistant virtuel est beaucoup moins cher pour une qualité de travail identique. Le dirigeant qui fait appel à ce genre de prestation aura moins de contraintes organisationnelles étant donné qu’il n’est plus nécessaire de prévoir un poste de travail dédié à l’assistant. Les horaires sont modulables en fonction des besoins de l’entreprise de même qu’une possibilité de personnalisation des prestations. Comme l’assistant travaille en dehors de l’entreprise, il n’est pas rare qu’en cas de besoin, il est appelé à travaillé dans la soirée.
Collaborer avec un assistant virtuel ne se résume pas à expliquer les tâches à accomplir par vidéoconférence et à s’attendre que le travail soit magiquement bien fait. Vous pouvez minimiser l’incidence des erreurs et maximiser la probabilité que le travail soit bien accompli en documentant d’abord le processus entier et en définissant des règles directrices claires que votre assistant pourra suivre.
Évidemment, faire appel à un assistant virtuel est une décision délicate à prendre. Des informations confidentielles seront en effet remises entre les mains d’un parfait inconnu. C’est la raison pour laquelle il est important de bien choisir son employé virtuel. Celui-ci doit être honnête, sûr, compétent et surtout sérieux. Faire appel à un prestataire reconnu situé au Maroc est une excellente solution pour s’assurer des services fiables et haut de gamme. Ces agents répondent en effet à des critères stricts avant d’intégrer l’équipe de l’entreprise. Ils sont francophones, diplômés et réactifs. Toutes les missions qui leur sont confiées sont réalisées dans les délais déterminés avec une qualité de travail optimale. Les consignes sont suivies à la lettre pour toujours garantir la satisfaction de la clientèle. Enfin, les clauses de confidentialités sont constamment respectées et les informations ne risquent pas d’être dévoilées à des tiers.

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Cependant, cette technologie n’est pas là pour «voler» des emplois. «On veut faire mousser le concept de technologie bienveillante qu’on utilise pour faire le bien. On parle souvent des aspects qui font peur, mais on oublie tout l’aspect positif de la techno. Pourtant, il est important.» Des assistants virtuels bienveillants seront légion d’ici 10 à 15 ans, selon Louis-Raphaël Tremblay. «Le concept peut être poussé à l’infini. On peut obtenir de la rétroaction, peu importe le domaine et le nombre de rencontres. C’est un énorme avantage à long terme.»
Les assistants virtuels font couler beaucoup d’encre actuellement dans le monde du marketing en ligne. Mais cette technologie est-elle adaptée à votre entreprise et à votre activité ? Comment savoir si le retour sur investissement sera vraiment à la hauteur de vos ambitions ? Ce n’est pas un hasard si de plus en plus d’entreprises de tout horizon font confiance à cette technologie d’assistant virtuel. Mettre en place ce type de logiciel peut avoir beaucoup d’avantages pour une compagnie présente sur le web :
La rapidité de réponse est aussi un avantage imparable. Lorsque le prospect est en phase de recherche, il a besoin d’informations en temps réel. L’assistant virtuel permet d’éviter cette latence tout en garantissant la continuité de l’intérêt du visiteur, et ce chaque jour et à toute heure. Et c’est d’autant plus important pour un service client lorsque la personne recherche une information technique ou rencontre une difficulté particulière. L’assistant virtuel va permettre de traiter le problème rapidement, tout en limitant au maximum la frustration de vos clients.
Beaucoup de Chatbot sont liés à des services de messagerie ou de réseaux sociaux, le plus connu étant Facebook. Ce type de logiciel permet notamment à l’entreprise de répondre à chaque demande faite sur ce type de supports sans avoir un surveiller l’ensemble de ses réseaux. Ce lien étroit est un atout non seulement pour profiter des nombreuses possibilités qu’offre ces réseaux (les opportunités en termes de ciblage, ou encore la possibilité d’envoyer des notifications ou des campagnes de retargeting automatisées) tout en développant une présence continue et la visibilité de la marque sur les réseaux sociaux.
Voilà, vous savez maintenant les différents avantages qu’un assistant virtuel procure aux entreprises. Alors, la question qui vous trottent certainement l’esprit c’est comment choisir son assistant virtuel ? La plupart des dirigeants d’entreprises qui envisagent d’externaliser une partie de leur tâche administrative posent cette question. Comme vous allez confier certaines informations confidentielles de votre entreprise à un inconnu, il est recommandé de bien faire attention dans le choix de l’établissement que vous allez contacter.

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Dans ma pratique de conseiller en services financiers, j’ai utilisé pendant plusieurs années un assistant virtuel pour offrir un service personnalisé à mes clients. Il me rappelait les dates d’échéances des certificats de dépôt, celles du renouvellement hypothécaire, l’expiration des frais de rachat et plusieurs autres dates importantes pour ma clientèle. Ce que je vous propose est plus qu’un simple agenda, c’est un système de gestion de la clientèle.
Avoir un assistant permet de pouvoir compter professionnellement sur une épaule forte pour parvenir à mieux gérer sa position à haute responsabilité et éviter les pressions et l’entassement du travail perpétuel.  Avoir un assistant est aussi un moyen de disposer de plus de temps pour se concentrer sur les tâches les plus importantes. Il sera d’une aide précieuse pour gérer et effectuer les tâches les plus simples. Tout cela constitue une stratégie efficiente afin d’augmenter la productivité de l’entreprise.
Contrairement aux freelances ou aux salariés habituels qui possèdent des compétences spécialisées et qui gèrent généralement des projets de moyenne à grande envergure, les assistants virtuels possèdent surtout des compétences générales — dans plusieurs domaines, y compris parfois le marketing, la communication ou le design — qui leur permettent d’accomplir avant tout des tâches isolées.
L’intérêt d’automatiser les fonctions de services client est de pouvoir proposer un service disponible tous les jours et à toutes heures. Et ce n’est pas anodin lorsque son activité évolue sur le web, car les zones géographiques des acheteurs sont généralement plus nombreuses et le management des fuseaux horaires peut aussi être quelque peu challengeant pour une PME dont les ressources humaines seraient limitées. Un Chatbot permettra de répondre aux questions de tout prospect et ce, en instantané, favorisant d’autant plus les ventes coup de cœur ou les achats impulsifs.
On appelle assistant virtuel sur un site ou Chatbot un logiciel capable de mener une conversation avec un visiteur sur le web, tout en lui proposant des informations en réponse à ses demandes via un accès au serveur de l’entreprise. Un Chatbot est initialement un logiciel permettant de discuter par textes, mais les évolutions en termes d’assistants par voix poussent les entreprises à innover dans un nouveau type d’outil adapté à ces nouvelles utilisations.

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« Notre vision est de rendre l’Assistant virtuel iA capable de procurer à chaque participant de régimes collectifs de l’information personnalisée et adaptée à son profil, explique Martin Bélanger, vice-président principal, Solutions d’assurance et d’épargne collectives et marchés spéciaux à iA Groupe financier. L’Assistant virtuel pourra guider le participant dans l’évaluation des options qui s’offrent à lui aux différentes étapes de sa vie. Il pourrait même l’aider à modifier certaines habitudes de vie qui pourraient lui être défavorables en l’encourageant à prendre action maintenant. »
Vous pourrez ainsi conférer toute votre communication interne et externe à un assistant virtuel. En effet, tout simplement en lui donnant accès à toutes vos plateformes de communication, vous pourrez lui en confier la gestion : réception et envoi de mails, alimentation des réseaux sociaux, réception des appels… Dans cette même optique, il pourra également gérer tout votre planning en fonction des rendez-vous proposés et planifiés.
L’avènement des scribes médicaux a permis aux médecins de se concentrer désormais sur le dialogue avec leurs patients. Avec un scribe en place, un médecin n’a plus à se déplacer constamment vers un écran d’ordinateur et un clavier. Au lieu de cela, le médecin peut se concentrer sur les aspects importants des soins aux patients : écouter et conseiller. Cette approche rassure le patient sur le fait que le médecin y prête attention et qu’elle conduit à une plus grande satisfaction du patient, un produit essentiel que tous les médecins cherchent à maximiser.
H&R Block prend votre vie privée et votre sécurité au sérieux. Nous avons été fondés sur des principes de confiance et d’intégrité et nous sommes déterminés à assurer la vie privée de nos clients. Nous sommes en mesure de le faire grâce à un éventail de procédures d’entreprise et de mesures de sécurité qui assurent que vos renseignements personnels restent confidentiels, en sécurité et qu’ils sont seulement utilisés conformément à la politique sur la confidentialité (https://www.hrblock.ca/fr/juridique/modalite-conditions/politique-sur-la-confidentialite/) ou avec votre consentement. Tous les documents que vous téléversez sont stockés sur un serveur sécurisé hébergé sur Box. Vous pouvez en apprendre davantage à propos de la politique de sécurité de Box au https://www.box.com/fr-fr/security.
Pour ce qui est de la gestion du service client, de la gestion des profils sociaux et des autres tâches qui demandent que l’assistant virtuel communique directement avec les clients, les partenaires ou les vendeurs, il vous faudra passer en revue les anciennes interactions et créer des scripts ou des « modèles de réponses » pour chaque scénario fréquent — p.ex un client qui demande une mise à jour concernant sa commande ou qui souhaite se faire rembourser.
Un autre avantage évident est celui du gain de temps que représente cette automatisation de service. Et le gain de temps est en général double. Tout d’abord il permet d’orienter le client vers des solutions simples à son problème, et ce de manière automatique. Par exemple en les redirigeant vers la FAQ ou vers le téléchargement d’une fiche technique, déchargeant ainsi vos équipes des demandes les plus communes et les plus simples. Par ailleurs, l’assistant virtuel va pouvoir également réunir un nombre d’informations importantes avant la prise en charge par votre personnel qualifié, ce qui permet à vos équipes d’économiser du temps dans leur recherche et de répondre plus efficacement aux demandes faites par les clients.

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