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Pour la plupart des entrepreneurs de petites entreprises, il n’y a souvent pas assez d’heures dans une journée pour accomplir toutes les tâches journalières. Si vous souhaitez réellement accroître votre efficacité et vous concentrer sur les aspects les plus importants de votre entreprise, un assistant virtuel peut se révéler être un véritable atout pour votre entreprise.
Une fois que vous aurez engagé votre assistant virtuel, que ce dernier se sera familiarisé avec les tâches à accomplir (grâce à la documentation que vous lui aurez fournie), et que vous aurez défini vos canaux de communication préférés (Skype, Google Hangout, e-mail, Slack, etc.), vous devrez vous assurer de ne fournir à votre nouvelle recrue qu'un accès limité à votre boutique en ligne — ou tout autre outil ou service devant être utilisé pour accomplir le travail.
efficacement que jamais auparavant, mais cela a également entraîné une charge de travail apparemment impossible pour les médecins. En particulier, les tâches administratives liées à la récupération et à l’enregistrement des informations sur les patients se sont révélées être un obstacle majeur pour les médecins qui fournissent le niveau de soins primaires dont ils sont capables. Heureusement, l’aide est à portée de main sous la forme d’un scribe virtuel.

Pour les entrepreneurs individuels, faire appel à un assistant virtuel peut être une alternative parfaite par rapport à l’embauche d’un collaborateur à plein temps, en local. En effet, bien que cette option soit encore méconnue à ce jour, elle présente de nombreux avantages non négligeables sur tous les plans, tant et si bien que la distance ne représente plus qu’un détail.
Lorsque vous aurez rempli vos renseignements personnels et envoyé vos feuillets, relevés et reçus à H&R Block, un expert en impôt avec de l’expérience en préparation et en production de déclarations de revenus comme les vôtres vous sera affecté! Il révisera vos renseignements et s’assurera que vous tirez le maximum de vos déclarations de revenus. Il vous enverra une première version de vos déclarations à réviser avant de les transmettre au gouvernement. Lorsque vous serez prêt, il ira même jusqu’à soumettre vos déclarations de revenus en votre nom.

Si vous vous déplacez régulièrement pour rencontrer des clients ou participer à des salons professionnels, les réservations de billets d’avion, d’hôtels et de voitures de location vous prennent sans doute quelques heures par mois. Au lieu de vous en occuper vous-même, laissez votre assistant virtuel trouver les meilleurs tarifs et faire les réservations. De plus, si vous partez à la conquête de nouveaux clients dans une ville que vous ne connaissez pas, votre assistant virtuel peut vous aider à trouver les meilleurs restaurants, bars et lieux de divertissement, et à réserver des places au besoin.

Un assistant virtuel pas cher n’a rien de bien différent d’un assistant en interne, sauf que ce dernier se trouve à distance. À travers cette prestation, les sociétés offshores vous proposent de gérer votre agenda et vos appels en externe. Il revêt les mêmes rôles qu’une secrétaire normale. L’assistant virtuel vous fera un rapport quotidien sur les tâches qui vous incombent ce jour. Il gère vos rendez-vous, les prend et les annule si besoin est. Il vous accompagne dans chaque étape de votre journée. Il vous sera alloué personnellement, quid à devoir passer quelques coups de fil en votre nom.
La difficulté première réside donc dans l’apprentissage du langage pour le Chatbot ou ce que l’on appelle le NLP (Natural Language Processing) grâce auquel on pourra programmer un interpréteur sémantique, permettant au bot de reconnaître les requêtes et d’y répondre en conséquence, voire d’apprendre de nouvelles requêtes au fur et à mesure des demandes. Mais plus les demandes des visiteurs seront originales ou spécifiques, plus il sera difficile pour l’assistant virtuel d’y répondre correctement si celles-ci n’ont pas été anticipées au préalable. Bien sûr, avec la progression des technologies d’intelligence artificielle, on peut envisager une progression du système avec le temps. Mais la technologie autour du NLP et des assistants virtuels est encore loin d’être mature sur le marché. Le risque ? Des bugs, des incohérences, voire même une certaine confusion des utilisateurs les moins avertis.
Allez-y graduellement. Après avoir choisi la personne avec qui vous voulez travailler, il est souvent bon de faire une entrevue – beaucoup le font par Internet, avec des services d’appels audio et vidéo en ligne tel que Skype. Vous pourriez commencer par un projet d’essai pour voir comment le pigiste se débrouille avant de lui confier des mandats plus importants.

Un autre avantage évident est celui du gain de temps que représente cette automatisation de service. Et le gain de temps est en général double. Tout d’abord il permet d’orienter le client vers des solutions simples à son problème, et ce de manière automatique. Par exemple en les redirigeant vers la FAQ ou vers le téléchargement d’une fiche technique, déchargeant ainsi vos équipes des demandes les plus communes et les plus simples. Par ailleurs, l’assistant virtuel va pouvoir également réunir un nombre d’informations importantes avant la prise en charge par votre personnel qualifié, ce qui permet à vos équipes d’économiser du temps dans leur recherche et de répondre plus efficacement aux demandes faites par les clients.

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