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Évidemment, toutes les informations que vous allez recueillir lors d’une conversation ne peuvent être reportées dans le gestionnaire, où doit figurer seulement l’essentiel. Pour le reste, vous utiliserez simplement un cahier dont vous numéroterez les pages. Il suffira ensuite d’attribuer un numéro de page à chaque client dans votre assistant virtuel. 

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En résumé, un assistant personnel est une personne fiable et professionnelle qui est spécialisée dans l’assistanat d’une personne à haute responsabilité au sein d’une organisation. Il contribue à l’amélioration de la gestion du temps et des prises de responsabilité de la personne qu’il assiste. Son rôle principal est d’aider un chef d’entreprise ou une personne placée dans la direction d’un service ou d’un département à se décharger de certaines tâches moins lourdes afin de pouvoir se concentrer sur celles qui contribuent à optimiser son business ou son travail.
Un assistant virtuel peut prendre en charge toute la partie administrative d’un poste et ainsi soulager vos salariés ou vous-même. Il peut ainsi gérer tous les mails, mettre à jour les agendas des membres de votre équipe, prendre les rendez-vous, effectuer les démarches administratives de l’entreprise, etc. Il s’agit, en fait, d’une secrétaire personnelle. De plus, toutes ces tâches peuvent être effectuées à distance sans aucune difficulté grâce aux nouvelles technologies.
Par ailleurs, les assistants virtuels ont aussi l’intérêt de tenir en haleine votre internaute, rendant sa visite plus divertissante et plus intéressante. Par ce biais, le visiteur reste plus longtemps sur votre boutique, et son intérêt est stimulé sur une plus longue période de temps. Cette technique marketing rend l’utilisation du site plus agréable et permet de créer un engagement plus facilement. Sans parler du fait que l’assistant virtuel intervient automatiquement lors de la visite de l’internaute, sans que celui-ci n’ait besoin de solliciter une quelconque aide. Cette proactivité permettra de développer les interactions et à terme bien sûr, les conversions.
Un autre avantage évident est celui du gain de temps que représente cette automatisation de service. Et le gain de temps est en général double. Tout d’abord il permet d’orienter le client vers des solutions simples à son problème, et ce de manière automatique. Par exemple en les redirigeant vers la FAQ ou vers le téléchargement d’une fiche technique, déchargeant ainsi vos équipes des demandes les plus communes et les plus simples. Par ailleurs, l’assistant virtuel va pouvoir également réunir un nombre d’informations importantes avant la prise en charge par votre personnel qualifié, ce qui permet à vos équipes d’économiser du temps dans leur recherche et de répondre plus efficacement aux demandes faites par les clients.

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Ce type d’assistant virtuel concernent surtout le marketing, la gestion des commandes, les CRM industriels ou commerciaux… Ils visent également à développer les outils de télécommunication pour obtenir une meilleure expérience client. Avec le service d’assistant virtuel pour commerciaux de sicaia, on n’est pas obligé de naviguer sur plusieurs pages web pour rechercher des réponses à des informations voulues. De plus, tout employé au sein d’une entreprise peut déléguer une ou plusieurs tâches répétitives à un bot pour mieux se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.


Vous l’aurez compris : les avantages à mettre en place un logiciel d’assistant virtuel peuvent donc être très nombreux pour votre activité, que cela soit d’un point de vue opérationnel, marketing ou stratégique. Mais du point de vue strictement utilisateur, les bénéfices peuvent aussi être très importants, et ces assistants peuvent améliorer grandement l’expérience générale des visiteurs sur votre site mais aussi la façon dont ceux-ci perçoivent votre marque et vos services.
La gestion d’un cabinet de recrutement est aussi rythmée par l’exécution de tâches répétitives et longues. Il s’agit notamment de la saisie des CV conformément aux modèles standards utilisés au sein du cabinet, la mise à jour de ces derniers suite aux appels ou mails des candidats, la gestion des comptes utilisateurs sur les plateformes de recrutement, la gestion des agendas de l’équipe, etc. L’externalisation de ces différentes missions permet d’optimiser l’organisation du travail au sein du cabinet.
La qualité du travail des assistants virtuels n’est pas la même. Tout comme vous le feriez avec un autre employé éventuel, il vous faudra évaluer les compétences des candidats qui soumettront leur candidature à votre offre d’emploi. C’est pourquoi vous devez avant tout clarifier vos besoins et les conditions du poste dans la description de votre offre pour attirer les bons candidats.
Pendant que vous vous concentrez sur des tâches importantes, votre assistant virtuel peut gérer votre agenda. À l’aide d’un outil en ligne auquel vous avez tous deux accès, il peut prendre et confirmer des rendez-vous, planifier des réunions et répondre à des demandes d’entrevues ou de rencontres.  Il peut également vous envoyer des rappels des prochaines échéances afin d’éviter qu’un projet ne tombe entre deux chaises. Au départ, il n’est pas facile de remettre son emploi du temps entre les mains d’un assistant, qui aura sans doute besoin de quelques directives pour traiter certaines demandes. Mais, avec le temps, vous trouverez extrêmement libérateur de ne plus avoir à répondre aux appels et aux courriels liés à la gestion de votre horaire. Adieu monotonie !

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