Évidemment, toutes les informations que vous allez recueillir lors d’une conversation ne peuvent être reportées dans le gestionnaire, où doit figurer seulement l’essentiel. Pour le reste, vous utiliserez simplement un cahier dont vous numéroterez les pages. Il suffira ensuite d’attribuer un numéro de page à chaque client dans votre assistant virtuel.

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Évidemment, toutes les informations que vous allez recueillir lors d’une conversation ne peuvent être reportées dans le gestionnaire, où doit figurer seulement l’essentiel. Pour le reste, vous utiliserez simplement un cahier dont vous numéroterez les pages. Il suffira ensuite d’attribuer un numéro de page à chaque client dans votre assistant virtuel.

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«Les jeunes ne veulent pas parler quand ils ont des problèmes, c’est une mesure de protection, mais avec ISA_, on réussit à les faire parler. C’est une grosse avancée», affirme-t-il. Et ces confidences servent vraiment à quelque chose: elles sont en effet transmises à un intervenant scolaire qui fera le suivi auprès du jeune. «ISA_ va devenir l’alliée des intervenants, car l’interface continue de mobiliser les jeunes entre les rencontres, durant lesquelles il se passe plein de choses et où il y a un fort taux d’échec.»
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Une fois que vous aurez engagé votre assistant virtuel, que ce dernier se sera familiarisé avec les tâches à accomplir (grâce à la documentation que vous lui aurez fournie), et que vous aurez défini vos canaux de communication préférés (Skype, Google Hangout, e-mail, Slack, etc.), vous devrez vous assurer de ne fournir à votre nouvelle recrue qu'un accès limité à votre boutique en ligne — ou tout autre outil ou service devant être utilisé pour accomplir le travail.
Tenir une boutique en ligne est une activité très prenante qui demande la réalisation de tâches récurrentes et chronophages comme la saisie des fiches produits, la mise à jour du catalogue, le traitement des mails, etc. Une assistante personnelle peut les effectuer à votre place et vous permettre de consacrer votre temps à votre activité principale. Il peut également prendre en charge tout le support client (téléphone, mail et courrier). Enfin, s’il possède des connaissances en SEO, il peut aussi travailler le référencement et l’optimisation du site. Là encore, toutes ces missions peuvent être réalisées à distance.
Les bots sont au service des consommateurs en mettant à leur disposition les connexions data. À l’aide d’un bot, un consommateur peut souscrire à un abonnement automatisé et peut obtenir des informations en temps réels sur la météo ou sur des statistiques de vente. Par exemple, l’outil Sicaia propose des robots interactifs et conversationnels ou Chatbot pour répondre aux attentes et aux besoins des internautes et des mobinautes.
Cependant, cette technologie n’est pas là pour «voler» des emplois. «On veut faire mousser le concept de technologie bienveillante qu’on utilise pour faire le bien. On parle souvent des aspects qui font peur, mais on oublie tout l’aspect positif de la techno. Pourtant, il est important.» Des assistants virtuels bienveillants seront légion d’ici 10 à 15 ans, selon Louis-Raphaël Tremblay. «Le concept peut être poussé à l’infini. On peut obtenir de la rétroaction, peu importe le domaine et le nombre de rencontres. C’est un énorme avantage à long terme.»
Par ailleurs, les assistants virtuels ont aussi l’intérêt de tenir en haleine votre internaute, rendant sa visite plus divertissante et plus intéressante. Par ce biais, le visiteur reste plus longtemps sur votre boutique, et son intérêt est stimulé sur une plus longue période de temps. Cette technique marketing rend l’utilisation du site plus agréable et permet de créer un engagement plus facilement. Sans parler du fait que l’assistant virtuel intervient automatiquement lors de la visite de l’internaute, sans que celui-ci n’ait besoin de solliciter une quelconque aide. Cette proactivité permettra de développer les interactions et à terme bien sûr, les conversions.
Nous vous avons déjà parlé de l’importance d’avoir une stratégie de médias sociaux pour votre petite entreprise. Mais où trouver les précieuses minutes pour la mettre en œuvre ? Si vous manquez de temps pour intervenir sur Twitter ou mettre à jour la page Facebook de votre entreprise, confiez la tâche à votre assistant virtuel. Il peut mettre en ligne de nouveaux messages ou répondre à des demandes ou à des commentaires. Certains assistants virtuels sont spécialisés en conception Web ou en référencement, alors que d’autres sont plus familiers avec la rédaction de blogues ou la création de vidéos. Quels que soient vos besoins pour améliorer la présence de votre entreprise dans les médias sociaux, vous trouverez un assistant virtuel qui a toutes les compétences requises. 

Toutefois, les assistants virtuels font bien plus que de la simple prise de rendez-vous. La firme québécoise Ellipse Synergie, de Chicoutimi, a conçu la technologie ISA_, un assistant virtuel polyvalent. Son système d’aide psychologique a déjà été adopté par l’Association des policières et policiers provinciaux du Québec et sera utilisé dès janvier dans tout le système scolaire québécois. Un jeune est victime d’intimidation? Il pourra en parler à l’assistant virtuel, une démarche plus facile que le fait de s’ouvrir à un intervenant scolaire, estime le cofondateur d’Ellipse Synergie, Louis-Raphaël Tremblay.
Ce genre de prestation commence à avoir le vent en poupe actuellement. La situation est telle que de plus en plus d’assistants virtuels indépendants apparaissent sur le marché. Mais malgré la modicité de leur prestation, ces derniers ont du mal à séduire. Il semble que les professionnels soient plus attirés vers les agences de renoms, qui ont fait plusieurs années de métiers en la matière afin de garantir la qualité des prestations.
Bien qu’un assistant virtuel ne soit pas un employé à temps plein, il peut efficacement vous assister dans la gestion de votre activité tout en vous évitant les contraintes financières liées à l’embauche d’un salarié permanent. Par ailleurs, les frais relatifs aux services d’assistanat virtuel sont des charges professionnelles déductibles du revenu imposable.
Ce genre de prestation commence à avoir le vent en poupe actuellement. La situation est telle que de plus en plus d’assistants virtuels indépendants apparaissent sur le marché. Mais malgré la modicité de leur prestation, ces derniers ont du mal à séduire. Il semble que les professionnels soient plus attirés vers les agences de renoms, qui ont fait plusieurs années de métiers en la matière afin de garantir la qualité des prestations.
Un autre intérêt pour les utilisateurs est celui de pouvoir bénéficier d’une communication plus personnalisée et adaptée. D’autant plus si le Chatbot est lié aux réseaux sociaux car celui-ci va pouvoir extraire des informations pertinentes pour personnaliser son interaction avec l’internaute. Et on peut encore aller plus loin en programmant le Chatbot pour lui donner la capacité de proposer au client des articles relatifs à ces centres d’intérêt ou à son historique de recherche par exemple, ou de lui envoyer des notifications adaptées. Tout ceci permet de développer une vraie personnalisation de la relation, rendant l’expérience ludique et agréable pour l’utilisateur.

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